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Wie man ein Dokument Scan-System Wie Neujahrsbeschlüsse gehen, gehen papierlos ist eine mehrjährige Top-10-Anwärter, irgendwo zwischen Gewicht verlieren und Geld sparen. Aber wenn Sie jemals beschlossen, Ihre Dokumente zu digitalisieren, haben Sie gelernt, dass das Sprechen darüber ist eine Sache. Eigentlich ist es ein heikles Angebot. Wenn youre wie die meisten Leute, youre bereits bequem mit dem Verwalten Ihrer ankommenden digitalen Daten sein das anhaltende Papier, das das Problem ist. Um ehrlich zu sein, youll wahrscheinlich nie stoppen jedes letzte Stück Papier von Ihrem Schreibtisch zu überqueren, so Scannen ist es unerlässlich. Scannen kann ein komplexer Prozess sein, der feste Hardware, viel Speicher (entweder offline oder online) und keine geringe Menge persönlicher Widmung erfordert. Heres, wie man all dies zu straffen und machen das Scannen so schmerzlos wie möglich. Wählen Sie die richtige Hardware Youll schnell beklagen eine andere fehlgeschlagene Auflösung, wenn Ihre Hardware ist nicht bis zu der Aufgabe. Die gute Nachricht ist, dass die meisten Druckerhersteller jetzt produktfähige All-in-One-Geräte, die Ihnen Qualität Scannen im gleichen Chassis wie ein Farbdrucker, Kopierer und Faxgerät, oft für 200 oder weniger. Die Überprüfung von Scannern ist außerhalb des Umfangs dieser Geschichte, aber PCWorld hat glücklicherweise die schwere Hebung für Sie getan. Achten Sie darauf, wie Sie durch die Bewertungen, dass Sie nur Geräte, die einen Blattzuführer und einen Duplexer. Die besten Absichten, Papier zu verkleinern, wurden torpediert, indem man Originale auf einem Flachbettscanner eins nach dem anderen platzieren musste oder diskombobierte Scans mit ihren Seiten außer Betrieb nahm. Die Scan-Geschwindigkeit sollte eine weitere primäre Überlegung sein, da das Scannen eine Aktivität ist, die Sie nicht genau wollen, um zu verweilen. Je mehr Menschen wholl mit Ihrem Scanner, desto schneller und mehr feature-filled youll wollen, dass es sein. Unser erstklassiges Lexmark OfficeEdge Pro5500 kann bis zu 10 einseitige Farbseiten pro Minute scannen, während Samsungs pricier (und größer) CLX-6260FW für 20 Seiten pro Minute ausgelegt ist. Wenn Sie nur vorwegnehmen, um ein Dutzend Seiten pro Sitzung scannen, wird Geschwindigkeit nicht eine große Sache sein. Aber wenn diese Seiten beginnen, 50 oder 60 zu übertreffen, kann die Zeitersparnis durch einen schnelleren Scanner bietet wirklich addieren. Scannen Sie bis zu 10 einseitige Farbseiten pro Minute mit dem Lexmark OfficeEdge Pro5500. Eine weitere Option ist eine Scan-Appliance wie Neats NeatDesk oder Fujitsus ScanSnap. (Nicht Drucker), die das Scannen zu einer einfachen, schmerzlosen Aufgabe machen, indem sie den Streit aus dem Prozess nehmen und Cloud-Services (mehr dazu später) eng mit der Hardware integrieren. Wenn Sie dont mind, ein zusätzliches Gerät auf Ihrem Schreibtisch (da youll wahrscheinlich noch benötigen einen Drucker), theyre fähige Lösungen. Mobile Lösungen wie der Brother DS-920dw sind auch für Anwender unterwegs. Mobile Drucker wie der Brother DS-920dw bringen die Funktionalität ihrer Desktop-Pendants in einem tragbaren Paket. Scannersoftware Die gute Nachricht: Das Scannen ist in eine Vielzahl von Softwareprogrammen und mobilen Apps integriert, zusätzlich zu den Optionen, die Hardwaregeräte direkt bieten. Die schlechte Nachricht: Das gibt Ihnen, dem Benutzer, vielleicht zu viele Optionen zur Auswahl. Sie können direkt vom Betriebssystem aus scannen Mac OS und verschiedene Windows-Versionen unterstützen itas sowie durch Anwendungen wie Word und Acrobat. Mobile Geräte bieten jetzt eine Fülle von Scan-Anwendungen, toomany können Sie Ihre Telefone Kamera anstelle eines separaten devicethough für Dokumentenarchiv Zwecke verwenden, youll wahrscheinlich wollen, um mit einem legit Scanner, die bessere Qualität bietet Stick. Welche Methode Sie wählen, ist weitgehend irrelevant, aber die meisten Benutzer werden wahrscheinlich die Software mit ihrem Scanner die einfachste und einfachste Option enthalten. Die wichtigste Überlegung zu fragen ist, was das Programm mit den gescannten Dokumenten macht. Wenn Sie planen, sie auf Ihrem eigenen PC zu archivieren, youll wollen ein System, das sie leicht in einem Ordner, den Sie angeben können. Wenn Sie planen, sie online zu archivieren, youll wollen eine, die gut funktioniert mit Ihrem Cloud-Service der Wahl. In die Cloud Die wichtigste Weiterentwicklung in der Welt des Scannens in den letzten Jahren war die Integration der Cloud mit Scansoftware und Hardware. Nun, anstatt zu finden und zu verwalten lokalen Speicher für alle Ihre gescannten Dokumente und dann mit Online-Archiven befassen, können Sie Scans zu Ihrem Online-Speichersystem der Wahl direkt aus dem Scanner zu senden. Finovera lädt die Jahresabschlüsse direkt in Ihr Cloud-Konto ein und beinhaltet auch das Scannen von Dokumenten als Feature. Die Beispiele sind zu zahlreich, um vollständig zu skizzieren. Zum Beispiel kann der Fujitsu ScanSnap Dokumente an SugarSync, Evernote, Google Drive und andere Online-Standorte senden, während Epsons Scan to Cloud - fähige Scanner direkt auf Box, Dropbox, Evernote und Google Drive speichern können. Youll müssen einige Zeit konfigurieren Dinge, aber sobald eingerichtet youll finden können Sie schneiden die mittelständische Anstrengung der manuellen Kopieren von Dateien in die Cloud für Backup. Andere ähnliche Dienstleistungen konzentrieren sich ausschließlich auf Cloud-Storage und umfassen Dokumenten-Scanning als Feature. Schauen Sie sich SimpleScan und Finovera an. Die entworfen, um Sie von Vertrauen auf lokale Speicher insgesamt zu säubern, indem Sie alles online, obwohl einige einige anfängliche Sorge über das Vertrauen ihrer gesamten finanziellen Leben zu einem Cloud-Service haben können. Tagging und Archivierung Nun für die schlechte Nachricht: Egal, wo Sie Ihre filesonline oder offyoull müssen mindestens etwas Arbeit, um sie zu verwalten. Gerade weil youre, das Sachen scannt, bedeutet nicht sein Gehen, einfach zu sein, später zu finden. Als Rechtsanwalt Tom Flores stellt fest, das einzige, was schlimmer als ein Anwalt auf der Suche nach einem Dokument in einem Banker Papierkorb ist gerade ein Anwalt versuchen, durch Dokumente auf einer Tablette zu blättern. Denken Sie über die Dateien, wie Sie sie scannen, indem Sie sie passend und archivieren sie an der richtigen Stelle. Gescannte Dateien sollten einen geeigneten Namen haben und in einem entsprechend markierten Ordner abgelegt werden. (Apps wie Evernote sind so konzipiert, um diese Art von Organisation einfach für Sie zu machen, so nutzen Sie es.) Als auch sollten Sie OCR verwenden, wann immer möglich, um sicherzustellen, dass der Inhalt jeder Datei archiviert und durchsuchbar sind, dramatisch erhöhen den Wert Ihrer Scannt. Workflow-Management Schließlich beinhaltet das Scannen einige körperliche und geistige Anstrengungen auf Ihrer Seite. Diese Art von menialen Anstrengung ist kaum an der Spitze einer fleißigen Profis To-do-Liste, aber seine wichtig, dass Scans regelmäßig abgeschlossen werden, um sicherzustellen, dass Ihr Scanning-System behält seinen Wert. Im besten Fall würde das gesamte Papier sofort scannen und recycelt werden, sobald es auf den Schreibtisch trifft, aber das ist wohl zu optimistisch. Abhängig von den Besonderheiten Ihrer Arbeit und die Menge des Papiers, die Sie erhalten, können Sie die Scan-Arbeit sicher auf einem ein-oder zweimal pro Woche Zeitplan, sofern Sie mit ihm und dont lassen Sie die im Kasten-Stack erhalten zu hoch getan werden . Scannen muss eine Gewohnheit werden. Und Sie können Ihre Aus-Tage verwenden, um sich für elektronische Aussagen, Abmeldung von nicht wesentliche Mailings und sprechen Sie mit Kunden über Ihre Präferenz für die elektronische Kommunikation. Um diesen Artikel und andere Inhalte von PCWorld zu kommentieren, besuchen Sie unsere Facebook-Seite oder unseren Twitter-Feed. Christopher Null ist ein erfahrener Technologie - und Wirtschaftsjournalist. Er trägt regelmäßig zu TechHive, PCWorld und Wired bei und betreibt die Webseiten Drinkhacker und Film Racket. Save jetzt mit intelligenteren Geldtransfers habe ich nichts aber positive Kommentare zu OFX. 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